会社でAIを使う前に決めたい、情報と確認のルール

AIの利用を始めるとき、「会社の情報を入れてよいのか」という疑問が出てきます。この判断を、現場の一人ひとりに丸投げしないようにしましょう。最初に必要なのは、利用する環境と情報の種類を分け、判断に迷ったときの確認先を用意することです。

サービス名だけで判断しない

同じ提供会社のサービスでも、契約や利用形態によってデータの扱いは異なります。OpenAIは、ビジネス向け製品とAPIについて、既定で業務データをモデル学習に使用しないと説明しています。ただし、それだけで自社の情報を何でも入力してよいことにはなりません。契約、設定、社内規程、取引先との約束も確認します。出典：OpenAIの企業向けプライバシー説明 社内向けの案内には、承認された製品・契約・アカウントの組合せを書きます。「この会社のAIなら全部よい」と広く書かないことがポイントです。

ルールは「迷ったときの連絡先」まで書く

分類名だけでは判断できない例も残ります。たとえば取引先名が入った問い合わせは、名前を消せばよいのか、本文にも特定につながる情報がないかという確認が必要です。自己判断で加工して入力するのではなく、確認先と保留中の扱いを一緒に決めてください。

情報を、現場で判別できる言葉で分ける

難しい規程を最初から作るより、日常業務の例で考えます。公開済みの商品説明、社内向けの手順、顧客名が入った相談記録など、扱う情報を具体的に並べてください。そのうえで、社内の責任者が「利用できる」「加工や確認が必要」「利用しない」を決めます。

• 対象となる資料や情報の名前
• 入力を認める環境
• 名前や識別情報を除く必要があるか
• 判断に迷ったときの連絡先
• ルールを見直す担当者

この一覧は、実際の情報を外部へ送る前に作ります。記事の例をそのまま自社の許可基準にはしないでください。

出力を使う場面にも確認を置く

入力を管理しても、生成された文章の誤りは別に確認する必要があります。社内メモの下書きと、顧客に送る提案書では、間違えた場合の影響が違います。誰に届くかを見て、確認者を決めましょう。 運用例として、下書きは担当者が確認し、社外向け文面は別の担当者も確認する、といった流れが考えられます。必要な確認の厚さは、業務の重要度に合わせて決めます。

迷った例を集めて更新する

ルールを一度作っただけでは、現場の疑問をすべて解決できません。「この資料は使えるか」「この文面は誰が確認するか」という質問を集め、次の定例で見直す仕組みを用意します。IPAの中小企業向けガイドラインも、経営者向けの指針と実践の手順を整理しています。社内整備の参考資料として確認できます。参考：IPAのガイドライン AIの活用と情報の扱いを一緒に相談したい場合は、ChienowaのAI顧問をご覧ください。個別の法的判断や規程の確定は、必要に応じて専門家への確認も含めて進めます。

本記事に記載したChienowaの提供条件は、株式会社キヅケルへの制作時の確認に基づきます。契約前に最新の条件をご確認ください。